IL BILANCIO CONSUNTIVO

Il bilancio consuntivo elenca tutte le uscite e le entrate nell'arco di un esercizio condominiale tirando le dovute somme e può essere analitico (cioè dettagliato, nel senso che ogni singola spesa e/o entrata viene menzionata con la rispettiva data) o sintetico (sommario, nel senso che non vengono menzionati i singoli movimenti, bensì soltanto la somma degli importi di gruppi di spese, come ad es. "Spese Bancarie"). Costituisce diritto di ciascun condomino la possibilità di consultare la documentazione del condominio, purché ciò non costituisca intralcio al lavoro dell'amministratore.

Gli importi del bilancio consuntivo devono quindi essere ripartiti tra le varie porzioni materiali del condominio secondo i criteri di ripartizione stabiliti dal regolamento condominiale e/o dall'assemblea (tali criteri sono di solito condensati in cosiddette tabelle millesimali).

Mentre non dovrebbe essere difficile interpretare il rendiconto delle entrate e delle uscite, può talvolta risultare arduo comprendere il bilancio ripartito sulle varie unità. Ecco una breve descrizione delle singole colonne:

• solitamente nella prima colonna si trovano i numeri delle unità (porzioni materiali) con il nome del rispettivo condomino;
• seguono quindi una o più colonne denominate secondo il nome della tabella di ripartizione cui sono associate (vedere CRITERI DI RIPARTIZIONE); ogni colonna contiene gli importi di competenza di ciascuna porzione materiale (spesso tra parentesi sono indicati anche i relativi millesimi);
• segue di solito una colonna che somma gli importi delle colonne precedenti ovvero una colonna che riporta la spesa complessiva calcolata per ciascuna porzione materiale del condominio (nei nostri bilanci si chiama "Totale gestione");
• vi è poi una colonna che riporta i saldi dell'esercizio precedente (nei nostri bilanci ripartiti si chiama "Saldi di fine Es. prec."), per conteggiare anche eventuali debiti o crediti del periodo precedente; ATTENZIONE: nel nostro caso valori negativi indicano che il condomino ha un credito verso il condominio, valori positivi indicano debiti;
• dunque si trova una colonna in cui si indicano gli importi versati nel corso dell'esercizio per ciascuna porzione materiale;
• la tabella si chiude con una colonna che riporta il totale di ciascuna porzione materiale, ossia il nuovo saldo; nel nostro caso è molto semplice ottenere tale importo, in quanto basta sommare i valori delle ultime tre colonne, "Totale gestione", "Saldi di fine Es. prec." e "Rate versate"; la colonna dei totali costituisce allo stesso tempo il nuovo saldo, cioè l'importo che nel bilancio preventivo sarà chiamato "Saldo Es. prec.".

IL BILANCIO PREVENTIVO

Il bilancio preventivo, che si basa solitamente sul bilancio consuntivo precedente, costituisce una stima delle spese condominiali da affrontare nel nuovo esercizio e, come il bilancio consuntivo, è soggetto all'approvazione dell'assemblea. Nel "Bilancio Preventivo per Conto" sono elencate le spese previste (eventualmente raggruppate in categorie più ampie e di facile comprensione) con i relativi importi. Una volta che l'assemblea ha approvato il preventivo di spesa si passa alla suddivisione degli importi come avviene con i consuntivi, in modo da stabilire approssimativamente l'entità della spesa per ciascuna porzione materiale tenuto conto del saldo nel consuntivo precedente (si parla di ripartizione del preventivo). Il bilancio preventivo viene inviato ai condòmini prima della riunione condominiale in cui dovrebbe essere approvato. Sia il bilancio preventivo per conto, sia quello ripartito per unità sono redatti in modo analogo ai bilanci consuntivi e le rispettive ripartizioni.

IL PROSPETTO DELLE RATE

Le rate sono un acconto delle spese condominiali che sono previste in un determinato periodo. Alla chiusura dell'esercizio contabile si calcola quanto effettivamente è stato speso per ciascuna porzione materiale (vedere IL BILANCIO CONSUNTIVO) e si controlla quali condòmini hanno dato in acconto più di quanto è stato effettivamente speso per le loro unità e quali hanno versato di meno.

Il prospetto delle rate si basa completamente sul bilancio preventivo, e non è altro che l'indicazione degli importi - con la rispettiva data di scadenza - che ciascun condomino deve versare al condominio.

I CRITERI DI RIPARTIZIONE

I criteri di ripartizione, che devono seguire le disposizioni di legge, sono fissati nel regolamento condominiale e/o vengono stabiliti in assemblea e sono strettamente collegati alle tabelle di ripartizione (di solito sono le cosiddette tabelle millesimali), tanto che di solito queste tabelle sono sufficienti a esprimere in modo condensato eppure esaustivo tutti i criteri di ripartizione. Possono però darsi alcuni casi particolari, in cui determinate spese non sono attribuibili ad un'unica tabella, bensì devono essere ripartite secondo più tabelle. Un esempio chiarirà meglio la questione: supponiamo di avere delle tabelle millesimali distinte per il giroscala e per i garage, e che tuttavia vi siano un unico contatore ed un'unica bolletta dell'energia elettrica per entrambe le aree. Tale bolletta andrà suddivisa in parte su una tabella, in parte sull'altra secondo proporzioni previste dall'assemblea, facendo quindi entrare in gioco un ulteriore criterio di ripartizione rispetto alle tabelle.

È dunque chiaro che ciascuna voce di spesa del bilancio è associata ad una o più tabelle millesimali. Facciamo inoltre notare che i criteri di ripartizione non sono inviati ai condòmini prima di ogni assemblea, perché, salvo nuove delibere dell'assemblea, essi rimangono invariati nel tempo e possono quindi essere individuati attraverso la lettura dei verbali in cui sono stati fissati. È tuttavia garantita a tutti i condòmini la possibilità di conoscere in ogni momento gli attuali criteri di ripartizione, quindi anche le associazioni delle voci del bilancio alle differenti tabelle di ripartizione, facendone esplicita richiesta all'amministratore oppure consultando l'area riservata del nostro sito web.

Si può affermare, riassumendo, che i criteri di ripartizione sono il genere che racchiude in sé la specie, cioè le tabelle millesimali o altre tabelle di ripartizione (ad es. percentuale, o altri coefficienti).

Tutti i criteri di ripartizione, ivi comprese le tabelle millesimali, possono essere modificati dall'assemblea dei condòmini, purché vi siano le maggioranze necessarie.

Principio di CASSA e principio di COMPETENZA

Il principio di cassa

Secondo questa procedura, nell'esercizio contabile si tiene conto soltanto delle spese e delle entrate effettivamente avvenute nel periodo dell'esercizio, non già delle spese che si riferiscono a tale periodo ma che sono ancora da pagare (fatto sovente con le bollette, la cui fattura è emessa con una data dell'esercizio contabile precedente, mentre la scadenza di pagamento ricade nell'esercizio successivo); questo modo di operare garantisce una perfetta coincidenza dei movimenti bancari (estratto conto) con i movimenti registrati nella contabilità di condominio, permettendo di conseguenza un facile controllo della gestione, ma, d'altro canto, comporta una certa imprecisione nell'attribuzione di determinate spese a determinati condòmini piuttosto che ad altri (soprattutto nel caso di subentri di proprietà, di nuovi inquilini, ecc.) e nella redazione dei preventivi di spesa. Anche il confronto tra preventivo e consuntivo spesso non ha più senso.
L'amministrazione di condominio solitamente addotta questo principio, in quanto è comunemente ritenuto più snello e di facile comprensione.

Il principio di competenza

Secondo questo modus operandi nel bilancio consuntivo vanno inserite tutte le voci di entrata e di uscita che si riferiscono ad un esercizio contabile prescindendo dal fatto che siano state pagate o meno. Seguendo il principio di competenza è possibile fare dei preventivi di spesa molto precisi ed inoltre, nel caso di subentri, il nuovo proprietario non si trova a dover contribuire a spese che riguardano periodi precedenti al suo subentro. I bilanci societari seguono per lo più questo metodo, nonostante risulti meno intuitivo a molte persone. (Si tenga tuttavia presente che i bilanci societari seguono in generale regole diverse dai bilanci di condominio; questi ultimi infatti sono più simili a dei rendiconti economici).

La scelta del principio da adottare costituisce una decisione piuttosto importante, poiché sarebbe bene mantenerla nel tempo, visto che ogni cambio di paradigma comporta alcune difficoltà soprattutto nella redazione dei bilanci preventivi successivi e nella distribuzione delle singole spese durante il periodo di transizione.

Ai condominii che devono fare i conti con una spesa complessiva elevata consigliamo di adottare il principio contabile della competenza.